Pour toute structure, la clôture annuelle des comptes est essentielle pour maintenir une bonne santé financière. Cette clôture comptable porte plusieurs objectifs qui servent les intérêts de l’entreprise : évaluation de la performance, vérification de la conformité ou encore préparation des rapports financiers. Des objectifs qui représentent, parfois, des défis difficiles à assimiler. Dans cet article, Quiniou vous donne alors ses conseils pour pouvoir préparer plus sereinement la clôture annuelle de vos comptes.
Étape 1 : Préparez la clôture au préalable
Anticiper les échéances et préparer votre clôture en amont ne peut que vous servir. En effet, réaliser des tâches sous la pression est rarement une réussite, surtout dans le domaine de la comptabilité.
Pour éviter cela, nous vous conseillons de mettre en place un calendrier détaillé avec des points d’échéances fixés à chaque étape. Tâchez alors d’identifier vos tâches prioritaires en vous aidant de ce guide de Manager.go et réalisez-les antérieurement au reste. En fixant des dates d’expiration pour chaque phase de la clôture, vous suivrez plus facilement votre avancée et vous ne vous sentirez pas débordés. Ainsi, selon une étude de ComptaOnline, 90 % des entreprises estiment qu’une préparation anticipée des comptes permet de réduire drastiquement le stress lié à la clôture.
Centralisez également tous les documents nécessaires (relevés bancaires, factures, contrats) au même endroit pour plus simplement les retrouver et gagner en efficacité. Profitez-en aussi pour réaliser les ajustements et les provisions. Analysez les besoins en ajustements et prévoyez en avance les provisions pour les charges ou les produits futurs. Cela évitera les mauvaises surprises.
Enfin, pensez à vérifier vos logiciels de gestion. L’informatique est parfois capricieuse, assurez-vous donc que vos systèmes comptables sont correctement à jour. Vous éviterez certaines erreurs techniques qui pourraient vous donner des sueurs froides.
Étape 2 : Contrôlez et nettoyez vos comptes
Autre conseil important, pensez à réviser les comptes de vos clients et fournisseurs. Vérifiez les créances et dettes en attente, relancez les paiements et effectuez les provisions nécessaires. L’objectif est de vous assurer que tout est parfaitement justifié et cohérent.
Pensez également au nettoyage des comptes de gestion. Passez en revue les charges et produits pour corriger ou reclasser les erreurs qui ont pu s’y glisser. Cela évitera les coquilles et vous permettra de rendre infailliblement une clôture de compte claire et sans faussetés.
Étape 3 : Effectuez les ajustements comptables nécessaires
Après vérification des comptes, le but est désormais d’effectuer les ajustements comptables requis. Ces ajustements permettent de respecter le principe d’indépendance des exercices, en attribuant les charges et les produits à l’année comptable correcte. Cela passe par les dotations aux amortissements, qui permettent de prendre en compte la dépréciation progressive des immobilisations. Mais aussi, par la constitution des provisions pour anticiper les risques futurs, les charges à venir ou les créances douteuses, afin de ne pas surestimer les actifs. Et enfin, par l’évaluation des stocks, étape cruciale pour pouvoir ajuster leur valeur et refléter fidèlement leur état.
Par ailleurs, il convient également de régulariser les charges et produits constatés d’avance ou à recevoir, pour rattacher toutes les opérations à l’exercice correspondant, assurant ainsi une clôture précise et juste.
Étape 4 : Vérifiez la conformité et la fiabilité des données
Quatrième conseil, veillez à contrôler l’ensemble des données comptables pour vous assurer de leur concordance. Pour cela, passez en revue l’ensemble de vos déclarations légales et fiscales pour certifier que l’ensemble des aspects fiscaux ont correctement été pris en compte (TVA, IS…).
Réalisez également un contrôle complet en interne pour vérifier l’exactitude et la conformité des écritures comptables. Si vous avez un doute ou que vous êtes simplement prévoyant, nous vous conseillons de faire appel aux services d’un expert-comptable ou d’un commissaire aux comptes, idéalement en externe, pour faire vérifier vos comptes par un regard extérieur.
Étape 5 : Préparez les états financiers
Mettre correctement en œuvre les états financiers est, en outre, une étape cruciale pour assurer la conformité de votre clôture annuelle de comptes.
La préparation des états financiers commence alors par l’élaboration du bilan, où il est essentiel de vérifier que les actifs (immobilisations, stocks, créances) et passifs (dettes, provisions) sont correctement valorisés.
Ensuite, vient le compte de résultat, qui doit être établi en vous assurant que toutes les charges et produits sont correctement comptabilisés dans la bonne période, afin de refléter fidèlement la performance de l’entreprise. Les annexes viennent quant à elles compléter ces documents en détaillant les choix comptables, les méthodes d’évaluation utilisées et certains éléments financiers comme les provisions ou les engagements hors bilan.
Enfin, préparer des tableaux de flux de trésorerie vous permettra de comprendre les mouvements de liquidités, en distinguant les flux liés aux opérations, aux investissements et aux financements. Ces états financiers offrent ainsi une vision complète de la santé financière de l’entreprise, indispensable pour la prise de décision des parties prenantes.
Étape 6 : Finalisez et archivez la clôture
Une fois toutes les précédentes étapes réalisées, vient l’heure tant attendue de la finalisation.
Pour finir les choses en beauté, nous vous conseillons d’établir un rapport complet de clôture qui a pour but de récapituler les éléments majeurs de la procédure et d’analyser les performances. Veillez à rédiger le compte rendu le plus clair et détaillé possible pour pouvoir en comprendre toutes les étapes, mais aussi pour en extraire les axes d’améliorations.
Une fois ce rapport réalisé et approuvé par les responsables, veillez à correctement l’archiver. Cela vous servira pour des consultations futures au besoin, mais aussi, si on vous le réclame, pour obligations légales.
Ainsi, préparer correctement et en amont votre clôture de comptes vous permettra de limiter les potentielles erreurs et de gagner en efficacité, le cas échéant approchant.