10 erreurs courantes en comptabilité et comment les éviter

En comptabilité, même les experts les plus chevronnés peuvent parfois commettre des erreurs. Mais soyons honnêtes, il vaut mieux les éviter ! C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article, les 10 erreurs comptables les plus fréquentes et nos conseils pour réussir à passer à côté. 

1. Erreur de saisie des données

Premier risque auquel sont confrontés les comptables en activité : saisir incorrectement les chiffres ou les informations lors de l’enregistrement des transactions. Une erreur toute simple, mais qui arrive plus souvent qu’on ne le croit.  

Mais alors, comment réussir à éviter ces manques d’inattentions ? Tout simplement, en utilisant des logiciels de comptabilité avec une révision croisée. Les entrées comptables y sont d’abord saisies par un opérateur, puis vérifiées par une autre personne avant d’être validées.  

Autre conseil simple, mais qu’il est important de rappeler : vérifier assidument et manuellement les saisies. En effet, au-delà de l’accompagnement informatique, une vérification automatique, est le secret pour limiter efficacement les coquilles.  

2. Oubli d’enregistrer certaines transactions

Autre erreur récurrente : négliger l’enregistrement de certaines opérations, comme les paiements en espèces ou les petites dépenses. Ces transactions peuvent sembler anodines, mais sont finalement essentielles pour correspondre aux lois de transparence financière et de conformité légale et fiscale de la justification des dépenses. Pour éviter ces oublis et ne plus délaisser cette étape, il est important de mettre en place des procédures rigoureuses pour capturer toutes les transactions.  

Tenir un journal quotidien des mouvements financiers, par exemple, peut vous aider à rester organisé. Mais aussi pourquoi pas, effectuer des rapprochements bancaires réguliers. 

3. Classification incorrecte des comptes

Attribuer des transactions à des comptes inappropriés, comme enregistrer une dépense d’investissement comme une dépense courante par exemple, fait également partie des hantises de tous les comptables.  

Alors, pour éviter d’avoir ce coup de frayeur, nous vous conseillons d’implanter un système de contrôle interne avec des autorisations et validations hiérarchiques pour les affectations de certains comptes. Une double vérification qui permettra d’éviter les maladresses. En faisant des révisions régulières des affectations de comptes vous limitez ainsi votre chance de réaliser des transactions inadaptées.  

4. Rapprochements bancaires manquants ou incorrects

Quatrième faux pas possible en comptabilité : ne pas effectuer régulièrement les rapprochements entre les relevés bancaires et les registres comptables, ou le faire de manière incorrecte. Cette omission peut entraîner des incohérences non détectées, des erreurs comptables, et même des fraudes. Pour éviter cette erreur, veillez à mettre en place des contrôles pour que les rapprochements soient faits mensuellement. Un contrôle automatisé numériquement est par ailleurs recommandé pour éviter la mégarde humaine.  

Autre conseil : archivez soigneusement chaque rapprochement avec des annotations détaillant les écarts identifiés et les actions correctives prises peut fournir un historique précieux en cas de besoin d’audit ou de révision ultérieure. 

5. Non-respect des délais fiscaux

Ne pas soumettre les déclarations fiscales ou les paiements à temps et également un égarement qui peut parfois entraîner des pénalités. En effet, selon le délai et la raison du retard, un non-respect des dates fiscales peut avoir de lourdes conséquences pour une entreprise comme des pénalités financières ou des intérêts de retard.  

Pour éviter ces erreurs, il est important d’utiliser des calendriers fiscaux avec des alertes correctement configurées dans les systèmes comptables, mais aussi de régulièrement vérifier les dates de l’ensemble de ses dossiers. 

6. Confusion entre les comptes personnels et professionnels

Erreur moins systématique, mais qui peut tout de même arriver. Le mélange des transactions personnelles avec celles de l’entreprise. Pour éviter ce malentendu qui peut avoir des répercussions dangereuses tant au point de vue juridique que de crédibilité professionnelle, veillez à bien maintenir des comptes bancaires séparés pour les affaires et les finances personnelles. Tout cela avec une revue périodique méticuleuse de vos comptes pour vérifier toute confusion ou mélange de données.  

L’entreprise ou le cabinet peut également mettre en place une politique stricte d’utilisation des cartes de paiement, où celles-ci seront uniquement dédiées à une utilisation professionnelle pour limiter les mélanges de transactions.  

7. Sous-estimation des provisions pour les charges à payer

Autre point de vigilance : ne pas allouer suffisamment de fonds pour les charges à venir, comme les impôts, les dettes ou les frais récurrents. Pour éviter cette erreur courante, il est essentiel de mettre en place un système de prévision financière qui inclut l’anticipation des obligations fiscales et des paiements de dettes. Planifiez les provisions régulièrement et ajuster les budgets en conséquence pour éviter les déficits futurs.  

Vous pouvez aussi utiliser un compte de réserve dédié pour ces charges et vous assurer que ces fonds ne sont pas utilisés à d’autres fins.  

8. Erreurs dans les calculs de TVA

Huitième erreur et non des moindres : appliquer des taux de TVA incorrects ou mal déclarer la TVA collectée. Ces faussetés de calculs peuvent entrainer des complications administratives, mais aussi des pénalités financières de retard ou de majoration de l’impôt qu’il est essentiel d’éviter.  

Pour cela, veillez à mettre à jour continuellement les taux de TVA dans votre système comptable, mais aussi à effectuer des contrôles de cohérence en réalisant une veille fiscale active avant chaque déclaration. Cette veille permettra de s’assurer que les taux de TVA appliqués sont toujours à jour et conformes aux lois en vigueur dans les différentes juridictions où l’entreprise opère.  

De plus, il est recommandé de former régulièrement le personnel comptable aux évolutions législatives et d’utiliser des logiciels de comptabilité intégrant automatiquement les derniers taux de TVA, ce qui réduit le risque d’erreurs humaines. 

9. Mauvaise gestion des factures clients et fournisseurs

Ne pas suivre correctement les factures émises ou reçues présente également un risque, car cela peut entraîner des pertes ou des retards de paiement. Il est alors primordial pour un comptable de rester organisé et de ne pas se laisser dépasser.  

Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser des logiciels de facturation de suivi de factures, d’envoyer des rappels automatiques pour les paiements, mais aussi de maintenir une communication ouverte avec les clients et fournisseurs pour rester correctement informé des factures passées et à venir.  

Enfin, la mise en place de contrôles réguliers, tels que des audits internes, peut par ailleurs aider à garantir que toutes les factures sont correctement enregistrées et traitées en temps voulu. 

10. Absence de sauvegarde des données comptables

Enfin, dernière maladresse à éviter : perdre des données comptables importantes à la suite d’un manque de sauvegarde. Problème informatique ou simple étourdissement qui nous est tous arrivé. Alors, pour éviter que cela ne se reproduise, mettez en place un système de sauvegarde automatique des données sur des serveurs sécurisés ou dans le cloud, et testez régulièrement la récupération des données. Il vaut mieux trop, que pas assez.  

De plus, assurez-vous de conserver des copies de sauvegarde à plusieurs emplacements physiques ou virtuels pour protéger les données contre les pertes. Intégrez également des procédures de sauvegarde régulières dans votre routine comptable pour garantir la continuité et la sécurité des informations financières essentielles. 

Grâce à ces conseils, nous espérons que vous éviterez davantage ces erreurs courantes et que cela permettra d’améliorer la précision et la fiabilité de vos pratiques comptables.