Votre entreprise a l’obligation de conserver les documents de son activité durant une durée qui varie en fonction de la nature de ceux-ci. La conservation de ces documents permet de prévenir tout litige juridique avec l’administration.
Vous trouverez ci-dessous une liste des délais de conservation des principaux documents.
Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice. Cela comprend les grands livres, livres d’inventaire mais aussi les pièces justificatives comme les factures. Les documents reçus sur support informatique doivent être conservés durant 6 ans (à compter de la date de la dernière opération)
Concernant les documents fiscaux, livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, ils doivent être conservés durant 6 ans.
Ce délai commence à partir :
- De la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- Ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : Les éléments concernant les revenus de 2021, déclarés en 2022 doivent être conservés jusqu’à fin 2027.
Concernant les documents civils et commerciaux :
| Type de document | Durée de conservation |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les viens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d'assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d'un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Concernant les documents sociaux (société commerciale) :
| Type de document | Durée de conservation |
| Statuts d'une société, d'un GIE : Groupement d'intérêt économique ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| - Registre de titres nominatifs - Registre des mouvements de titres - Ordre de mouvement - Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration |
5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d'administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Concernant les documents de la gestion du personnel :
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| - Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT) |
5 ans |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans |
Source : entreprise.service-public.fr